運動会に合わせて台風接近中…なんとかそれる事を祈っています。
前回、怠け者の自分が相談員の仕事をするときに心がけている事を書きました。
今日、また新たな気づきがあったのでここに書いておきます。世の中の相談員さんが少しでも読んでいただければさいわいです😊
相談員の仕事は2種類あると思います。それは「自発型」と「対応型」です。
「自発型」とは、書類の作成や制度の調査など、仕事を始めるタイミングを自分で決めてから取り掛かる仕事の事です。
「対応型」とは、電話対応や来客、他職員からの相談など、いつ始まるかわからない業務の事です。
仕事に追われながら気づいた事、それは…
「自発型の業務と、対応型の業務を同時に行おうとするとろくなことにならない」
という事です。
例えば、「１０月から始まる消費増税に関する調査をするぞ！！」と意気込んで始めた時に電話がかかってきたり、来客があったりするととてもがっかりします。また送迎対応などはその最中に「対応型」の仕事が入ったとしても、対応自体が不可能です。
反対に電話対応や他の職員から仕事を依頼されている時、その片手間で書類を作成しようとすると気が散ってしまい、かけた時間のわりに良いものが作れません。「対応型」の業務を終えてから再び取り掛かっても、まとめていた考えが頭の中からどこかに飛んで行ってしまっている事が多いです。
ここ数日の仕事で、「自発型」と「対応型」の業務を同時にこなすのは得策ではないと感じる場面が多くありました。
そこで今日、私がとった方法は…
日中の施設が営業している時間は、思い切って「対応型」に集中する。
という仕事方法です。
「対応型」の仕事は、お客さん（職員の時もありますが）を優先する仕事が多いので、ていねいな対応が必要とされます。これを他の仕事と同時進行で行おうとすると、自分の言葉や表情にそのあせりが表れてしまい、相手を不快にさせてしまうおそれがあります。
「もう日中は、書類仕事をあきらめる！」こう考えると、とても気が楽になりました。もちろん「対応型」の仕事がまったく現れないのなら、書類作成もアリです。
ではいつ「自発型」の仕事をおこなうのか？
それは、業務終了時間の１時間前、私の職場では１７時ごろからです。
この時間帯になると、来客はほとんどありませんし、電話がかかってくる可能性も低いため集中して取り組めます。そのため日中よりも短い時間できちんとした書類を作る事が可能になります。
そして書類作成のペースが納得いかなければ、そのまま残って仕事をすることも可能です。もちろん「サービス残業なんてとんでもない！！」という方はそのまま定時で帰ればいいと思います。ただ自分は仕事に納得を求めるタイプなので、きりが良いところまではやって帰ります😄
この作戦のキモは、「自発型」「対応型」それぞれの仕事にメリハリをつけ、集中するということにあります。
とりあえず明日も「自発型」「対応型」を意識しながら仕事してみるつもりですが、
明日はPrecision Mouseがアマゾンから届く日なので！！
即、帰ります！！！